O serviço de organização de arquivos visa resolver problemas comuns em empresas que enfrentam desafios com o armazenamento e a gestão de documentos. Esses problemas geralmente incluem dificuldade na localização de documentos, extravio, e o uso inadequado do espaço de arquivo, que pode se tornar um depósito desordenado.

Quando os problemas de organização se tornam críticos, frequentemente após multas ou custos processuais devido à perda de documentos, as empresas buscam ajuda especializada. A organização de arquivos pode variar desde a simples catalogação até a implementação de um Centro de Documentação (CeDoc), com políticas e procedimentos específicos para gerenciar documentos.

O processo de organização começa com uma análise técnica do arquivo por consultores para entender o estado atual e determinar o melhor plano de ação. Dependendo do caso, isso pode incluir a reorganização do layout das estantes, a revisão de políticas de gestão documental, ou a implementação de um novo sistema de gestão.

Os principais benefícios incluem:
Redução de espaço: A eliminação de documentos desnecessários pode reduzir o volume de armazenamento em 10% a 40%. A reorganização eficiente do espaço também pode maximizar a capacidade de armazenagem.
Segurança: Um CeDoc controla o acesso aos documentos, prevenindo extravios e aumentando a segurança.
Planejamento: A gestão especializada e a implementação de políticas documentais garantem um arquivo confiável e de fácil rastreamento.
Redução de custos: Políticas adequadas evitam desperdícios e diminuem custos com eliminação de documentos, espaço de armazenamento e busca de informações.

Cada projeto de organização de arquivo é único, adaptado às necessidades específicas da empresa, e pode incluir a oferta de softwares para ajudar na gestão contínua dos documentos.