QUANTO VALE SEU ARQUIVO?

Poucas pessoas dão a devida atenção a este trabalho, e nós sabemos que mediante a tantas obrigações no dia-a-dia, como prazos a serem cumpridos e demanda uma atrás da outra, é difícil manter-se organizado, mas já pensou em terceirizar este processo?

Ainda que a produção de papéis seja crescente comparado as tecnologias existentes para controlar e reduzir custos desnecessários, ou até mesmo sanar a impressão destes documentos, o arquivo físico é uma realidade presente em todas as empresas brasileiras. Se por acaso você não se encaixa nesta realidade, provavelmente você está passando o mesmo problema que este cliente passou.

Se você não se enquadra nesta problemática, então parabéns, sua empresa é um dos poucos cases de empresas Paperless, mas o foco neste post é compartilhar a experiência de um de nossos clientes que estava nesta situação e pontuar para você, os benefícios que ele adquiriu com a terceirização de seu arquivo.

Primeiro Ponto

O fato do espaço físico em si... uma sala como esta – digamos que tenha 4m x 4,5m (18m²) – consegue ser utilizada por pelo menos mais duas pessoas produtivas a sua empresa, ou então servir como uma sala para seu servidor dentre outras várias utilizações que sua empresa possa produzir mais.

Segundo Ponto

Os seus processos dependem desses arquivos? Você precisa ter acesso pelo menos uma vez ao dia a este local? Imagina quanto tempo um funcionário demandaria para encontrar um simples documento, mas, necessário naquela reunião ou processo judicial....então, este segundo ponto aniquila qualquer outra objeção que nossos clientes tinham antes de conhecer nosso mercado.

Sigo a dizer, o documento possui dados que agrupados por período dão informações para que você tenha conhecimento da melhor tomada decisão em frente uma situação e com esta busca, somente o tempo em que o funcionário perdeu, acarretou nos outros processos diários que ele participava e com isso prazos não cumpridos, ou se cumpridos, demandou horas extras gerando mais custos administrativos ou operacionais.

E então... quanto vale seu arquivo?